CONSERVAZIONE DELLE SCRITTURE E DEI DOCUMENTI CONTABILI
In merito alla conservazione delle scritture e dei documenti contabili occorre distinguere tra normativa civilistica e normativa fiscale.
a. Normativa civilistica
- L’imprenditore commerciale deve conservare le scritture contabili per almeno 10 (dieci) anni dalla data della registrazione dell’ultima operazione, anche se nel frattempo l’impresa cessi l’attività (articolo 2220 c.c.). Lo stesso termine vale anche per i tutti i documenti (esempio contratti, corrispondenza, fatture, contabili bancarie, etc.).
Infatti, il codice civile prevede al citato articolo 2220: “Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. Le scritture e documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti d’immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.”
b. Normativa fiscale
- In ambito fiscale, le scritture contabili obbligatorie e la relativa documentazione devono essere conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d'imposta (articolo 22 del D.P.R. 600/1973 e articolo 39 del D.P.R. 633/1972).
Pertanto, a tal fine, occorre verificare se la società sia interessata da qualche accertamento per gli anni precedenti. In caso positivo, la conservazione delle scritture contabili è, dunque, obbligatoria fino alla definizione dei medesimi, eventualmente anche oltre il termine decennale previsto dal codice civile. L'obbligo di conservazione, negli stessi termini, si estende anche agli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute e le copie delle lettere e dei telegrammi spediti e delle fatture emesse. Nell’ipotesi in cui la società non sia soggetta ad accertamenti, la documentazione andrà, comunque, conservata ai fini fiscali fino allo scadere del periodo entro il quale è esperibile l’attività di controllo.
In particolare, dal periodo d’imposta 2016, il termine per l’accertamento, in caso di presentazione della dichiarazione dei redditi e della dichiarazione I.V.A., scade il 31 dicembre del 5° (quinto) anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione. Per i periodi precedenti il termine è entro il 4° anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione.
Anche specifici documenti quali Ordini di vendita e D.D.T. di reso, devono essere conservati per almeno 10 anni e, in caso di accertamento fiscale relativo agli anni a cui si riferiscono i documenti, fino alla conclusione del contenzioso fiscale.”
Bologna, 19 marzo 2018
Studio Legale Sorrenti